Di tengah kompetisi pasar yang ketat dan kondisi ekonomi tak menentu, efisiensi biaya menjadi kunci keberhasilan bisnis. Salah satu efisiensi dalam hal ini adalah paperless atau mengurangi pemakaian kertas.

Didukung teknologi digital, hampir sebagian besar aktivitas usaha saat ini sudah menerapkan sistem paperless. Banyak perusahaan yang merasakan manfaat luar biasa melakukan proses tanpa kertas atau paperless.

Namun, masih ada beberapa jenis bisnis yang khawatir atau ragu-ragu beralih dari proses tradisional ke proses digital tanpa kertas.

Menciptakan sistem kerja yang efisien dengan paperless

Sebenarnya, beralih ke sistem kerja paperless tidak sulit. Bahkan, bisa dilakukan secara bertahap agar karyawan atau manajemen perusahaan tidak terlalu canggung dan terintimidasi. Mengurangi atau membatasi penggunaan kertas dalam aktivitas bisnis sehari-hari akan sangat menghemat biaya.

Berikut beberapa contoh sistem kerja hemat kertas atau paperless.

1. Software Akuntansi Online

Menangani pembukuan dan akuntansi bisnis, pastinya akan membutuhkan berlembar-lembar kertas. Agar lebih efisien dan mengurangi penggunaan kertas, gunakan software akuntansi online. Transaksi arus kas dan masuk dapat tercatat otomatis untuk mengurangi kesalahan manual.

Selain itu, transaksi online juga lebih cepat dan mempermudah pengurusan pajak secara elektronik.

2. Penyimpanan Cloud

Di tengah era digital, hindari menyimpan berkas atau dokumen berbasis kertas. Gunakan Dropbox, Google Drive, atau penyimpanan digital lainnya. Ketika terjadi bencana alam atau kebakaran, kertas berisiko hancur, robek, atau bahkan dimakan rayap.

Hal ini dapat melumpuhkan aktivitas usaha selama berbulan-bulan. Sehingga, tak jarang menyebabkan seluruh proses usaha berhenti. Sistem paperless di institusi membuat penyimpanan berkas lebih aman dan bisa diakses secara online kapanpun.

3. Digitalisasi Berkas

Ubah berkas berbasis kertas menjadi file digital untuk mengurangi jumlah penggunaan kertas. Misalnya, kamu bisa memulai dengan memindai semua dokumen kertas. Beberapa aplikasi pemindai kertas seperti ccScan atau Abby Scan.

Mengorganisir atau mencari berkas berupa file digital jauh lebih cepat ketimbang mencari tumpukan kertas di lemari arsip. Jangan lupa, salinan digital juga harus disimpan secara berkelanjutan untuk mengurangi beban kerja manual pemindaian dokumen.

4. Aplikasi Kolaborasi Proyek

Sebagian institusi atau kantor memang masih memakai kertas dalam bekerja. Metode tradisional ini terlihat mudah, namun kurang efisien biaya. Kabar baiknya, sekarang banyak aplikasi kolaborasi proyek yang memungkinkan tim saling berkolaborasi di satu proyek. Contohnya seperti Trello, Asana, dan lainnya.

Kantor paperless atau tanpa kertas menciptakan jejak digital yang mudah dilacak dan tidak dapat hilang dengan mudah. Manajer juga lebih mudah memantau kolaborasi yang terjadi secara real-time. Sehingga, bila ada kendala proyek akan cepat ditangani.

Bila di masa lalu, jadwal kerja masih dicatat di kalender atau buku agenda, maka sekarang semua tugas tim, daftar tugas, kalender bisa dikelola secara online. Semua orang dalam tim dapat memantau jadwal proyek dan memaksimalkan efisiensi.

Manfaat kantor menerapkan sistem kerja paperless

Teknologi membuat penggunaan kertas semakin berkurang. Sebagai gantinya, ada banyak manfaat yang diperoleh. Di antaranya:

1. Mempercepat Pencarian Berkas

Mengorganisir atau menyusun kertas secara manual akan memakan waktu. Selain itu, tumpukan kertas membuat kantor terlihat berantakan dan berisiko dimakan rayap.

Setidaknya dibutuhkan 30 menit hanya untuk melacak arsip dokumen di gudang. Sedangkan, pelacakan file digital di komputer hanya butuh hitungan detik.

2. Kolaborasi

Digitalisasi atau paperless membuat seluruh tim memiliki akses yang diperlukan ke database setiap saat. Namun, jika menerapkan sistem pengarsipan kertas, akan menjadi kendala ketika admin sakit atau cuti.

Proses berbasis kertas dapat mengurangi produktivitas dan potensi penurunan layanan pelanggan.

3. Lingkungan Kerja Lebih Rapi

Pernahkah kamu melihat kantor yang penuh tumpukan kertas dan terlihat berantakan? Hal ini sangat mengurangi kredibilitas dan kepercayaan pelanggan. Sebaliknya, kantor yang rapi dan paperless terlihat lebih modern dan profesional.

Karyawan yang bekerja menjadi lebih nyaman dan produktif bekerja di kantor yang terorganisir.

4. Peningkatan Efisiensi

Efisiensi adalah jantung dari setiap keberhasilan usaha. Karena itu, paperless berarti lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk pekerjaan administratif dan lebih banyak fokus pada tugas inti yang penting.

Mengatur dan melengkapi dokumen kertas akan sangat menyita waktu. Namun, dengan teknologi digital, pengelolaan dokumen menjadi lebih cepat dan otomatis.

5. Mengurangi biaya

Yang terpenting, kantor paperless dapat menghemat uang untuk perawatan printer, tinta, toner, ongkos kirim, penyimpanan fisik, dan masih banyak lagi. Bahkan, rata-rata perusahaan dapat menghemat Rp 1 jutaan ($80) per karyawan ketika beralih ke sistem paperless.

6. Keamanan data

Dokumen kertas yang berisi data sensitif sangat rentan bocor atau dicuri. Namun, file digital menawarkan tingkat keamanan yang lebih tinggi. Ada berbagai lapisan pengamanan, enkripsi, kata sandi, dan hak akses admin tertentu. Sehingga, tidak semua orang bisa mengakses file atau dokumen yang sensitif.

7. Ramah lingkungan

Mengurangi ketergantungan pada kertas, membuat perusahaan menerapkan gaya hidup berkelanjutan. Rata-rata karyawan memakai 10.000 lembar kertas per tahun. Perusahaan dapat berkontribusi pada kelestarian lingkungan dengan mengurangi jumlah kertas yang dipakai.

Selain kertas, katrid dan tinta printer juga tidak ramah lingkungan. Tinta mengandung bahan kimia berbahaya. Jika dibuang begitu saja, tinta dapat mencemari air dan tanah yang merusak ekosistem lingkungan.

Ada berbagai macam teknologi yang bisa digunakan perusahaan atau institusi agar hemat kertas. Sistem kerja paperless membuat file lebih mudah diakses kapanpun, menghemat ruang, serta mengurangi pekerjaan manual. 

Kira-kira gimana, apakah bisnismu siap beralih ke sistem paperless?